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Pandemia: Dicas e soluções para sua empresa sobreviver à crise

CENÁRIO ATUAL

A realidade dos fatos e economia

Tudo que está ocorrendo pode ser pior do que aparenta:

• As notícias e informações sempre possuem um atraso.
• O número de infectados de hoje é um reflexo de quem foi infectado dias ou até mesmo semanas atrás, assim como o de fatalidades.
• Sendo assim, está na hora de agir.
• Se esperar quando as notícias parecerem realmente ruins, você já terá perdido um tempo mais do que precioso e acabará entrando numa bola de neve sem saída
• Não sabemos quanto tempo essa crise vai durar. São 2 semanas de quarentena, ainda sem previsão exata de volta.
• Qual seria melhor projeção da sua queda de receita? 10% e 20% ou 25%?
• Algumas EMPRESAs sofreram 50% de queda na receita, mas outras podem até zerar os recebimentos.
• Nesse momento o melhor a fazer é tentar sobreviver a toda essa crise do COVID-19
• Tenha consciência que ela vai durar por vários meses, e você precisa ter um planejamento estruturado para sobreviver aos cenários que estão por vir.
• Durante a crie todo cuidado é pouco.

Acompanhe as medidas, decretos e novas leis

• Os governos estão buscando aprovar medidas para ajudar todos a superarem esse período de crise.
• Novas MPs, Leis e similares estão saindo quase que diariamente. É importante que você acompanhe tais movimentações.
• Segue algumas que já foram instauradas:

Postergação do Pagamento do Simples – no âmbito Federal

De acordo com a Resolução CGSN 152/2020 do Comitê do Simples nacional, o pagamento da DAS referente ao simples das competências de março, abril e maio, que deveriam ser pagas em abril, maio e junho, foram postergadas.
Importante ressaltar de que as mesmas ainda deverão ser pagas em datas futuras (outubro, novembro e dezembro) e, portanto, isso deve ser considerado no seu planejamento de desembolso de fluxo de caixa.
Atenção:
Os impostos estaduais e municipais que estejam incluídos no Simples Nacional precisam ser pagos nos meses de abril, maio e junho de 2020. Esses tributos do ICMS e ISS não foram prorrogados.

Atraso de débitos com o governo

Avalie o impacto da Medida Provisória nº 899/2019 (MP do Contribuinte Legal) no seu negócio.

Recolhimento do FGTS e INSS

O Governo federal autorizou que o recolhimento do INSS e FGTS da folha de pagamento seja postergado por três meses a partir de março/2020 (poderão ser postergados os recolhimentos em março, abril e maio de 2020). Importante ressaltar de que deverão ser compensados no futuro.

Os empregadores que quiserem suspender o recolhimento do FGTS das competências de março, abril e maio de 2020, sem a cobrança de multa e encargos, devem declarar as informações dos trabalhadores via SEFIP, utilizando obrigatoriamente a Modalidade “1”, até o dia 07 de cada mês.

Medida provisória nº 927/20 – O que trata e o que ela busca resguardar?

A Medida Provisória Nº 927, de 22/03/20, disciplina medidas que as EMPRESAs e empregadores poderão adotar na busca da preservação do emprego no enfrentamento do estado de calamidade pública decorrente do coronavírus (Covid-19). A MP tem como suporte o DL nº 6, de 20/03/20, que decreta estado de calamidade pública com efeitos até 31/12/20.

Conte com um Advogado e com o seu Contador

Antes de tomar qualquer decisão com base nas medidas pulicadas pelo governo, é importante que você valide com o seu advogado e seu contador se elas são aplicáveis para ao seu caso.

Medida Provisória 936 – 1º de Abril de 2020 – Programa emergencial de Manutenção de emprego e renda

O QUE PODE SER FEITO?

A suspensão do contrato de trabalho por até 60 dias (30+30) ou redução proporcional da jornada x trabalho em 25%, 50% ou 70%.

SITUAÇÃO ATUAL DA SUA EMPRESA

Avaliar qual a sua real situação atual

Como avaliar hoje a situação da minha EMPRESA perante os acontecimentos?

• Primeiro e principal fator é o CAIXA.
• CAIXA é o fator de sobrevivência hoje de qualquer negócio.
• Quanto tempo sua EMPRESA aguenta se manter sem faturar ou com faturamento reduzido?
• Quanto tempo você consegue pagar seus funcionários sem precisar demiti-los?
• Avaliar se é possível manter o trabalho em Home Office ou se é necessário interrupção total das atividades.
• Consigo manter alguma venda nesse período?

FINANCEIRO

Reveja todo seu financeiro

Proteja seu caixa

• Um relatório feito pelo JP Morgan, aponta que a maioria dos negócios possui caixa disponível para somente um mês de operação
• Ou seja, muitas EMPRESAs que não conseguirem gerar receita num período de um mês podem quebrar.
• Dificilmente você conseguirá zerar seus custos, portanto, proteja seu caixa avaliando medidas que você possa tomar nesse período. Considerando que terá reduções bruscas de receita.
• A disponibilidade de CAIXA será crucial para sua sobrevivência.

Antecipe recebíveis

• Faça uma avaliação de todos os recebíveis que a sua EMPRESA possui, seja contratos, cartão de crédito ou outros meios de pagamentos.
• Analise a viabilidade de antecipar esses valores, mesmo que isso signifique perder dinheiro por conta das taxas de antecipação.
• Mantenha dinheiro disponível na sua conta corrente.
• Nesse período de crise todo mercado terá baixa liquidez.
• Use instituições financeiras sólidas.
• É muito provável que milhares de pequenos negócios quebrem, tornando pequenos bancos alvos de instabilidade.
• Avalie a possibilidade de tirar seu dinheiro de banco de menor porte.
• Nesse cenário bancos e demais instituições financeiras de menor porte podem ter problemas de liquidez, e caso você tenha dinheiro nessas instituições pode ficar impossibilitado de acessar o seu capital.

Utilize todas as fontes de crédito e financiamento possíveis

• Busque ter a maior quantia de dinheiro disponível, pronta para utilização e de rápido acesso, que pode implicar, inclusive, buscar bancos de relacionamento para pré-aprovar dívidas e financiamentos.
• Avalie suas linhas de crédito e as deixe ativas. Elas podem ser úteis antes que você espere.
• Com a alta demanda todas essas linhas podem sumir mais rápido que imaginamos.
• Coloque as possíveis parcelas do financiamento no seu fluxo de caixa.
• Analise quanto pode pagar de parcela, qual sua capacidade mensal.
• Atenção: Não use esse dinheiro para pagar os custos do dia a dia, distribuir dividendos ou realizar expansão nesse momento.
• Deixe-o reservado para casos de extrema urgência.
• No melhor dos cenários, você não vai precisar utilizar esse dinheiro. E poderá pagar os empréstimos apenas com o custo dos juros do período utilizado.

Defina um valor mínimo

• Qual valor mínimo você precisa no caixa para passar por essa crise?
• Defina esse valor e comprometa-se a não deixar menos que isso no seu banco.
• Esse valor servirá como parâmetro para você tomar medidas extremas, como demissões em massa no seu negócio.

FUNCIONÁRIOS

Analise todas possibilidades dentro do seu quadro de funcionários

Monte sua sala de Guerra

• Mantenha contato diário com seu time de liderança.
• Nesse momento de crise e de distanciamento o ideal é que o time de liderança se comunique todos os dias revisando sempre:
– Cenário Atual.
– Trocar as novidades que cada um recebe de clientes e fornecedores.
– Qual trabalho estamos sendo desenvolvido.
– Quais ações estamos tomando. (quais ações planejadas).
– O impacto que terá tais ações.
– Quais novas ações precisam ser implementadas
• Essas reuniões devem acontecer diariamente, com foco em garantir a sobrevivência do negócio até que as coisas voltem ao normal. Ou pelo menos até que o trabalho possa ser retomado.
• Definição de decisões e ações que permitam atravessar o momento atual do mercado.
• Cada reunião dessas deve ser listadas as ações a serem tomadas pelo time para ajudar o negócio.

Atue com o seu time

• Seu time também é parte importante da sua estratégia nesse momento, conte com ele.
Algumas ações que você pode tomar junto ao seu time

Home Office

• O regime de Home Office é uma forma de não paralisar totalmente as suas atividades e está ajudando muita EMPRESA a se manter na ativa.
• Se sua EMPRESA se enquadra nessa possibilidade, faça a negociação de benefícios durante esse período, como a suspensão de vale transporte, vale refeição e vale alimentação.
• Analise seu parque de máquinas. Notebooks são bem-vindos. Caso não possua, negocie o uso da máquina do seu próprio funcionário.
• Melhor produzir algo agora do que não produzir nada. Mesmo que a performance seja afetada, depende de você tirar o melhor da sua equipe agora.
• A experiência tem mostrado que equipes bem instruídas estão performando acima do esperado, em razão, principalmente, do temor da perda dos empregos e a vontade de ajudar as companhias.
• Eles precisam mais do que nunca de você.

Renegociação de salários, férias, e suspensão de contratos

• Existe a possibilidade da suspensão de contratos ou até mesmo renegociação de jornadas de trabalho com redução proporcional do salário.
• Além disso, em algumas categorias, os próprios sindicatos já estão se movimentando para liberar a antecipação e parcelamento de férias individuais ou coletivas, bem como a flexibilização do banco de horas individual.
• Fale com o seu advogado trabalhista e com seu contador para entender o que sua EMPRESA pode adotar nesse momento.

Cautela com demissões

• Muito importante que você tome cuidado com as possíveis demissões.
• Mesmo sendo uma opção óbvia para redução de custo a longo prazo e o mais fácil para o momento, não se esqueça que demissões, especialmente no regime CLT, apresentam custos elevados e imediatos.
• Na opção de demissão de alguém da equipe você será obrigado a pagar todos os encargos trabalhistas como multa rescisória, aviso prévio e outros custos, a vista e no curto prazo
• Recomendamos que essa seja a última opção a ser usada, e sempre discutida com seu advogado trabalhista e seu contador previamente.

CONTRATOS

Reveja todos os seus contratos, seja de recebimento ou pagamentos e avalie cada um deles

Para os contratos que geram receita:

• O objetivo aqui é garantir que a receita já contratada realmente aconteça.
• Seus clientes também estão sendo impactados pela crise e vão tentar cortar custos.
• Por tanto é importante analisar individualmente cada um desses contratos.
• Avalie como reter esse cliente para não perder receita e fluxo de caixa nesse momento.

Ações possíveis para se manter os contratos que geram receita:

• Oferecer aos seus clientes condições diferenciadas de pagamento (parcelamento) para não precisar suspender os contratos e zerar esse fluxo de receita.
• Crie e oferecer serviços extras com custo baixo ou até sem custo nenhum, para reter o contrato (adicionar consultorias, serviços online, etc.).
• Antecipar os pagamentos com algum desconto (tente antecipar o recebimento futuro com algum desconto para o seu cliente, assim você garante mais caixa para suportar o momento atual).

Para os contratos que geram despesas:

• Faça uma avaliação de todos os seus contratos com fornecedores e organize por ordem de importância para seu negócio, assim como os prazos, e seus valores.
• Comece analisando seus fornecedores com maiores margens, visto que eles normalmente possuem maior flexibilidade para negociar.
• Priorize contratos de maior valor e/ou que estão mais próximos, visto que eles gerarão maior impacto no seu fluxo de caixa.
• Entenda que o seu fornecedor poderá simplesmente não aceitar as suas propostas de negociação, portanto analise as cláusulas dos contratos, e as possibilidades dentro disso.
• Tome cuidado com os pequenos fornecedores, que possuem menos margem ou fluxo de caixa. Eles também estão passando por um momento complicado e podem quebrar caso você os pressione demais nesse momento.
• Recomendamos que você avalie os termos dos contratos antes de iniciar a negociação, e sempre conte com apoio do seu advogado e contador.

PLANEJAMENTO DE VENDAS E MARKETING

Faça seu Planejamento de Marketing e Vendas para o futuro para quando acabar essa crise

Marketing e Vendas

• Não pare de anunciar. Mude a abordagem, mas se mantenha na mente dos clientes
• Crie e entregue conteúdo relevante do seu negócio.
• Não pare de planejar as vendas futuras.
• Não é hora de pensar em expansão, mas você pode pensar em novos produtos ou serviços
• Cria um plano de Gestão Pós-crise.

Modelo de gestão pós-crise

• Lembre-se que estamos vivendo um momento de exceção e que todas as relações de trabalho, negócios e consumo estão sendo afetadas numa velocidade nunca antes vista.
• De uma só vez nos vemos a adotar home-office, vender “on-line”, gerar demandas na escassez, etc.
• Considerando isso, faça uma avaliação se o modelo de negócio da EMPRESA está, de alguma forma, pronto para um novo cenário econômico que estará por vir.
• Reúna um time estratégico, oportunamente, e discutam quais alterações nas suas relações com seus clientes precisam ser repensadas e inovadas.

Fonte: Jornal Contábil

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Comércio varejista Contabilidade na crise Gestão de caixa

Guia de gestão de caixa na crise para o Varejo

Confira os principais insights da Mentoria Coletiva sobre Gestão de Caixa na Crise para lojistas e varejistas.

Se você lidera uma marca de varejo com presença em shopping centers ou grandes centros comerciais, está vivendo desafios sem precedentes. Em poucos dias, a operação física foi suspensa.

Quem não tem alternativas de venda omnichannel ou de delivery, encontra-se sem outras fontes de receita com a necessidade de cuidar do fluxo de caixa para garantir a própria sobrevivência.

Para lidar com esse desafio – e se manter vivo durante esse período de isolamento social – realizamos uma mentoria coletiva,  para apoiar varejistas de todo o Brasil.

1. Fluxo de caixa é a sua principal ferramenta

O ponto de partida é sua projeção de receita durante o período de quarentena. A partir dela, desdobre o fluxo de caixa diário, fazendo um balanceamento entre os seus recebíveis e as contas a pagar.

Os mentores têm considerado uma retomada somente no início de junho, com possibilidade de ser antecipada para o fim de maio.

Adiante os recebíveis de todos os adquirentes. Mesmo que você precise pagar uma taxa pela antecipação, é importante garantir o caixa.

Renegocie o vencimento dos pagamentos com todos os seus fornecedores, prestadores de serviços e bancos. Entenda quanto tempo você permanecerá fechado, quais são os pagamentos que precisam ser feitos nesse período e faça uma negociação para postergá-los. Se possível, assuma o compromisso de pagá-los somente depois do período de isolamento social.

Há espaço, na forma de diálogo, para que os prestadores de serviços, nos contratos, façam revisões na tabela de preços e nas condições comerciais no pós-crise.

Preserve suas relações. Você precisará delas no pós-crise. Garanta que seu time estará pronto para recomeçar e dialogue com seus fornecedores. Não fuja desse diálogo. Conversas com empatia e transparência entre as partes são fundamentais para todos chegarem em um objetivo comum: ter condições mínimas de sobrevivência para uma retomada depois dessa crise.

Na etapa final dessa crise, será preciso adequar suas despesas às novas condições de venda. Isso envolve a possibilidade de redução dos turnos de trabalho para preservar o máximo de empregos, adaptando a folha de pagamentos para uma nova realidade.

A expectativa de vendas após a quarentena é de 50% do volume anterior à crise com crescimento de 5% a 7% por mês até o fim do ano.

2. Faça uma curva ABC dos produtos

O coração do varejo são as pessoas, mas o pulmão do varejo é a gestão do estoque, o que significa a gestão do capital de giro.

Lembre-se que varejistas pagam as contas com caixa, com dinheiro, não com margem ou markup. Nem tudo se resolverá com preço.

É provável que, depois dessa crise, você precise reduzir o número de categorias disponíveis na sua loja, focando naquele mix de produtos que mais traz retorno.

Concentre sua oferta de produtos nas curvas A e B para a operação ficar mais leve.

Cada real no estoque é como ter um real no banco, mas que não está rendendo. Por isso, produtos parados há mais de 120 ou 180 dias precisam ser liquidados para o caixa voltar a fluir.

3. Faça uso das ações oferecidas pelo governo

Entenda como as MPs 927/2020 e 936/2020 podem flexibilizar as relações trabalhistas, preservando os empregos.

Uma das medidas da MP, por exemplo, permite o adiamento do recolhimento do FGTS dos meses de março, abril e maio — que vencem em abril, maio e junho. Esse recolhimento poderá ser feito a partir de julho, parcelado em até 6 meses sem juros.

Tenha em mente que o não pagamento de alguns tributos pode configurar crime de apropriação indébita como o Imposto de Renda retido na fonte (IRF), a contribuição previdenciária dos funcionários e a Substituição Tributária de ICMS.

Até o dia 6 de abril de 2020, data em que esse artigo foi editado, apenas empresas enquadradas no Simples Nacional têm a possibilidade de adiar o prazo de recolhimento relativo às competências de março, abril e maio/2020, no nível federal, estadual (ICMS) e municipal (ISS).

A MP 932/2020 garante que, empresas enquadradas em Lucro Presumido e Lucro Real que possuem funcionários, terão a partir do mês de abril uma redução nas alíquotas do Sistema S (Sesi, Senai, Senac, Sesc) de 50% por 3 meses até o dia 30 de junho.

A Receita decidiu pela desoneração do IOF para operações de crédito por 90 dias até o dia 3 de julho de 2020, facilitando a obtenção de financiamento ou refinanciamento de dívidas.

Verifique localmente se seu estado ou município determinou a postergação dos tributos de ICMS e ISS. Em Santa Catarina, por exemplo, o PL 56/2020 permite o adiamento de recolhimento do ICMS por todas as empresas, não apenas as enquadradas no Simples Nacional, que tiverem sua operação suspensa por conta do estado de emergência.

4. Acelere a integração entre canais

Nada acelerou mais a transformação digital do varejo do que essa crise. Nesse momento, é preciso aumentar a integração das lojas físicas com as vendas online por meio de Pick-Up Stores ou do conceito de Ship from Store, em que cada loja é um mini centro de distribuição.

Entenda o que os consumidores estão consumindo e acelere esse portfólio.

Ainda há a complexidade operacional de acesso aos shoppings, em locais de quarentena, mas é possível manter essa atividade, com os devidos cuidados de prevenção, em lojas físicas de rua.

5. Prepare-se para a retomada econômica

Tenha em mente que o varejo vai voltar. O foco agora é se manter vivo durante o período em que as operações não gerarem receita.

Prepare-se para uma retomada porque ela vai acontecer, mesmo que de forma lenta e gradual. Pense no que é preciso ser feito para você ter fôlego no momento de retomada, sem colocar em risco suas atividades nos próximos 6 a 12 meses.

Considere que, nos próximos 12 meses, não será um momento para investir em novos equipamentos, na reforma da loja ou do letreiro. Será preciso fazer o melhor que você pode com o que tem em mãos.

Quando você dá o seu melhor, envolvendo os parceiros e suas equipes, o carro vai andar e ganhar velocidade.

Fonte: Endeavor